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Online Buchführung gemäß § 6 StBerG

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24. Juni 2023

Digitale Betriebsprüfung

Die GdPdU regelt die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. Dabei handelt es sich um eine Verwaltungsvorschrift, die Vorschriften aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz hinsichtlich der Handhabung digitaler Buchhaltungsunterlagen konkretisiert. Nähere Details zu diesem Thema findest du hier!
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Inhaltsverzeichnis

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPdU)

Genau gemeint ist mit GdPdU, welche Unterlagen in einem Unternehmen im Falle einer digitalen Betriebsprüfung durch das Finanzamt in welcher Form zur Verfügung gestellt werden müssen.

Auch wenn Betriebsprüfungen gerade in kleineren Unternehmen nicht gerade an der Tagesordnung sind, kann es doch passieren, daß sich eines Tages ein Betriebsprüfer des Finanzamtes bei dir ankündigt. Um für diese Situation gewappnet zu sein, lese die folgenden Hinweise aufmerksam durch, damit die Betriebsprüfung nicht schon zu Beginn in einem Fiasko endet.

Welche Dokumente muss ich als Unternehmer bereitstellen?

Grob formuliert sind dies alle Unterlagen der

  • Finanzbuchhaltung
  • Anlagenbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung

Allgemeine Unterlagen aus der Kosten- und Leistungsrechnung sowie dem Controlling sind hiervon ausgenommen.

Wie weit zurück müssen die Daten reichen?

10 Jahre

für

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (§ 147 Absatz 1 Satz 1)
  • Buchungsbelege (§ 147 Absatz 1 Satz 4)
  • Zollunterlagen (§ 147 Absatz 1 Satz 4a)

6 Jahre

für

  • allgemeine Korrespondenz sowie
  • sonstige steuerlich relevante Unterlagen (beide § 147 Absatz 1)

Wie muss ich die Daten zur Verfügung stellen?

Die GdPdU regelt die Aufbewahrung der digitalen Unternehmensdaten. Dies bedeutet, dass alle steuerlich relevanten Daten, die auch oder ausschließlich in Papierform vorliegen, nicht digital zur Verfügung gestellt werden müssen. Hier reicht die Papierform als Nachweis.

In der GdPdU ist festgelegt, dass Daten, die nur in digitaler Form vorliegen, dem Prüfer auf drei verschiedene Arten zugänglich gemacht werden können:

Unmittelbar

Der Betriebsprüfer erhält einen Nur-Lese-Zugriff auf die Daten durch geeignete Software und kann bei Bedarf Unterstützung bei der Auswertung durch einen Mitarbeiter des Unternehmens bekommen. Wurde innerhalb der letzten 10 bzw. 6 Jahre eine Softwareumstellung vorgenommen und die alten Daten nicht in das neue System überführt, so sind dem Prüfer ebenfalls die Daten vor der Umstellung mit Hilfe einer geeigneten Auswertungssoftware zur Verfügung zu stellen. Die Kosten dafür trägt das Unternehmen.

Mittelbar

Der Betriebsprüfer fordert eine Auswertung der prüfungsrelevanten Daten an, die vom Unternehmer erstellt werden muss. Dabei müssen die Auswertungsmöglichkeiten der Software vom Prüfer berücksichtigt werden.

Durch Datenträgerüberlassung

Das Unternehmen überlässt dem Betriebsprüfer die steuerrelevanten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger. Wichtig dabei zu beachten ist, daß auch bei versehentlich zur Verfügung gestellten Daten, die nicht vom Prüfer angefordert wurden, eine Verwertung  innerhalb der Prüfung möglich ist. Einige Buchhaltungsprogramme verfügen über einen eigenen Betriebsprüfer-Modus, der die Daten im Nur-Lese-Zugriff aufbereitet. Im Idealfall verfügen sie über eine IDEA-Schnittstelle, die dem Betriebsprüfer den Nur-Lese-Zugriff auf die steuerrelevanten Buchhaltungsdaten ermöglicht. IDEA wird bereits in über 90 Ländern u.a. für die betriebliche Datenanalyse eingesetzt und steht für „Interactive Data Extraction and Analysis“.

Fazit

Der Klein- und Mittelstandsunternehmer wird in den kommenden Jahren sich mit der Archivierung beschäftigen müssen. Die Finanzämter fordern jetzt schon, dass die Steuererklärungen über das Internet abgeben werden müssen. Bald wird die Forderung kommen, dass die Belege digital zur Verfügung gestellt werden müssen, weil die Betriebsprüfer dann schneller und effektiver prüfen können. Somit ist es für jeden Klein- und Mittelstandsunternehmer ein MUSS, sich jetzt schon damit zu beschäftigen und vorzusorgen, dass seine Buchhaltung betriebsprüfungssicher ist. Dadurch hat jeder Unternehmer viele Vorteile, die er jetzt schon nutzen sollte, z. B. schnelles Wiederfinden der Unterlagen, keine Aktenschränke mehr, mehr Platz, weniger Personalkosten etc.

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