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Online Buchführung gemäß § 6 StBerG

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Reisekosten für den Unternehmer

Reisekosten sind Kosten, die einem Unternehmer entstehen, wenn er geschäftliche Aktivitäten außerhalb seiner gewöhnlichen Arbeitsstätte durchführt. Diese Kosten können sowohl im Inland als auch im Ausland anfallen und sind oft ein wichtiger Bestandteil der Betriebsausgaben.
Inhaltsverzeichnis

Reisekosten stellen für Unternehmer oft einen bedeutenden Kostenfaktor dar. Doch wie lässt sich das Finanzielle am besten handhaben? In Deutschland können Unternehmer zwischen zwei Modellen wählen: der Nutzung von Pauschalen oder der Abrechnung tatsächlicher Kosten. Beides gleichzeitig geht nicht. In diesem Artikel beleuchten wir beide Optionen und ihre Vor- und Nachteile.

Was sind Reisekosten?

Reisekosten sind Ausgaben, die während einer geschäftlichen Reise anfallen. Hier ein Überblick über die verschiedenen Arten von Reisekosten:

Fahrtkosten

Dies sind Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Mietwagen oder auch Kilometerpauschalen für die Nutzung des eigenen Fahrzeugs.

Übernachtungskosten

Kosten für Hotelzimmer oder andere Unterkünfte fallen hierunter. Wichtig ist, dass die Kosten nachweisbar und angemessen sein müssen.

Verpflegungsmehraufwand

Bei längeren Reisen fallen zusätzliche Kosten für Mahlzeiten an. Hier gibt es pauschale Beträge, die als Werbungskosten abgesetzt werden können, je nach Dauer der Abwesenheit.

Reisenebenkosten

Zu den Reisenebenkosten zählen zum Beispiel Gebühren für Gepäck, Kosten für Reisepässe, Visa oder auch Trinkgelder.

Sonstige Kosten

Hierunter fallen z. B. Kosten für Fachliteratur, Messebesuche oder andere notwendige Ausgaben, die im Rahmen der Reise anfallen.

Abrechnung und Steuern

Die Reisekosten können in der Regel als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Für die Abrechnung ist eine genaue Dokumentation erforderlich, die den steuerlichen Anforderungen genügt.

Digitalisierung der Reisekostenabrechnung

In der heutigen Zeit gibt es auch diverse Software-Lösungen für die einfache und übersichtliche Abwicklung der Reisekosten. Diese erleichtern die Dokumentation und die Einhaltung der steuerlichen Vorgaben.

Pauschale Reisekosten

Vorteile

  1. Einfache Handhabung: Es sind keine detaillierten Belege erforderlich.
  2. Zeiteffizient: Keine aufwendige Aufstellung der Einzelkosten.
  3. Planbarkeit: Feste Sätze erleichtern die Budgetplanung.

Nachteile

  1. Unflexibilität: Keine Möglichkeit zur Anpassung an tatsächliche Kosten.
  2. Unter Umständen ungerecht: Manchmal decken die Pauschalen die tatsächlichen Kosten nicht ab.

Tatsächliche Reisekosten

Vorteile

  1. Genauigkeit: Nur die tatsächlich entstandenen Kosten werden geltend gemacht.
  2. Flexibilität: Anpassung an unterschiedliche Gegebenheiten möglich.
  3. Potenziell höhere Rückerstattung: Bei hohen tatsächlichen Kosten ist die Rückerstattung entsprechend größer.

Nachteile

  1. Aufwändige Dokumentation: Jeder Beleg muss aufbewahrt werden.
  2. Zeitaufwand: Die genaue Abrechnung kann kompliziert sein.

Entscheidungshilfe: Pauschale oder Tatsächliche Kosten?

Die Wahl zwischen Pauschalen und tatsächlichen Kosten hängt von verschiedenen Faktoren ab:

  1. Art der Reise: Bei kurzfristigen Reisen könnten Pauschalen praktischer sein.
  2. Reisebudget: Ein begrenztes Budget könnte die Verwendung von Pauschalen sinnvoller machen.
  3. Verwaltungsaufwand: Wer wenig Zeit für die Buchführung hat, könnte von der Einfachheit der Pauschalen profitieren.
  4. Art der Kosten: Bei speziellen Kostenpunkten wie teuren Hotelübernachtungen oder speziellen Geschäftsessen kann die Abrechnung der tatsächlichen Kosten vorteilhafter sein.

Verschiedene Pauschalen und ihre Anwendung

In Deutschland gibt es verschiedene Arten von Pauschalen, die bei der Abrechnung von Reisekosten relevant sein können:

Verpflegungspauschale

Die Verpflegungspauschale deckt die Kosten für Essen und Getränke ab. Sie ist gestaffelt nach der Dauer der Abwesenheit:

– Bis zu 8 Stunden: Kein Anspruch

– Über 8 bis 14 Stunden: 14 Euro

– Über 14 bis 24 Stunden: 28 Euro

– Ganztägige Abwesenheit: 24 Euro

Übernachtungspauschale

Für Übernachtungen im Inland kann eine Pauschale von 20 Euro pro Nacht angesetzt werden. Im Ausland variieren die Pauschalen je nach Land. Die Übernachtungspauschalen im Ausland kannst Du hier nachlesen!

Kilometerpauschale

Für Dienstfahrten mit dem eigenen PKW kann eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer angesetzt werden. 

Der Arbeitnehmer hat eine andere Kilometerpauschale als der Unternehmer. Der Unternehmer erhält lediglich 0,30 Euro pro gefahrende Kilometer. 

Reisenebenkosten

Für weitere Ausgaben wie Parkgebühren, Maut oder öffentliche Verkehrsmittel gibt es keine festen Pauschalen. Diese Kosten müssen einzeln belegt werden, können aber ebenfalls abgesetzt werden.

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Fazit

Für Unternehmer gibt es in Deutschland zwei Möglichkeiten, Reisekosten abzurechnen: die Verwendung von Pauschalen oder die Abrechnung der tatsächlichen Kosten. Beide Methoden haben ihre eigenen Vor- und Nachteile, und die beste Wahl hängt von verschiedenen Faktoren wie Art der Reise, Budget und Verwaltungsaufwand ab. Wichtig ist, dass man sich für eine Methode entscheidet, da eine Kombination von beiden nicht möglich ist.

Durch die sorgfältige Auswahl der für Dich passenden Methode kannst Du nicht nur Geld sparen, sondern auch den Verwaltungsaufwand minimieren. So bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft und weniger Stress bei der Steuererklärung.

Die Nutzung von Pauschalen bietet eine bequeme Möglichkeit, Reisekosten schnell und unkompliziert abzurechnen. Es ist jedoch wichtig, die spezifischen Anforderungen und Konditionen zu kennen, um das Beste aus dieser Methode herauszuholen.

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