Online Buchführung gemäß § 6 StBerG
Die Buchführung ist ein wesentlicher Bestandteil deines betrieblichen Alltags als Freiberufler, Kleinunternehmer oder Online-Marketer (auch Internet-Marketer genannt). Eine ordnungsgemäße Buchführung ermöglicht es dir, deine Geschäftstätigkeiten im Blick zu behalten, deine Finanzen zu verwalten und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. In diesem Artikel möchte ich dir einen detaillierten Überblick über deine Buchführungspflichten geben und wichtige Aspekte beleuchten, die du beachten solltest, um diese Pflichten zu erfüllen.
Als Freiberufler, zum Beispiel Autor, Dozent, Arzt, Rechtsanwalt oder Architekt, hast du bestimmte Buchführungspflichten gemäß § 18 Abs. 1 EStG (Einkommensteuergesetz) zu erfüllen. Du musst eine ordnungsgemäße Aufzeichnung deiner Einnahmen und Ausgaben vornehmen, um deinen Gewinn zu ermitteln. Dies kannst du entweder durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder durch die doppelte Buchführung tun. In der Regel reicht die EÜR für die meisten Freiberufler aus, da sie eine einfachere Form der Buchführung darstellt.
Als Kleinunternehmer, der von der Umsatzsteuer befreit ist gemäß § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz), hast du weniger umfangreiche Buchführungspflichten im Vergleich zu anderen Unternehmensformen. Dennoch musst du eine Aufzeichnung deiner Einnahmen und Ausgaben führen, um deinen Gewinn zu ermitteln. Eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) reicht in der Regel aus. Es ist wichtig, alle Belege sorgfältig aufzubewahren und zu archivieren, da du sie im Falle einer steuerlichen Überprüfung vorlegen musst. Siehe dazu mein Blogartikel vom 13.05.2023 über das Thema „Kleinunternehmer-Regelgrenze“!
Als Online-Marketer (auch Internet-Marketer genannt), der sein Geschäft über das Internet betreibt, musst du ebenfalls deine Einnahmen und Ausgaben dokumentieren. Da viele Online-Marketer als Freiberufler oder Kleinunternehmer eingestuft werden, gelten für dich ähnliche Buchführungspflichten wie bereits erwähnt. Zusätzlich solltest du jedoch spezifische Aspekte berücksichtigen, wie zum Beispiel die Verfolgung von Online-Werbeausgaben, Affiliate-Einnahmen, Zahlungsabwicklungen über Plattformen wie PayPal oder Shopify und die Überwachung von Klicks, Conversions und anderen Metriken zur Analyse der Marketingeffektivität.
Um deine Buchführungspflichten effektiv zu erfüllen und mögliche Fehler zu vermeiden, hier einige Tipps:
Nutze spezielle Buchführungssoftware, die auf deine Bedürfnisse als Freiberufler, Kleinunternehmer oder Online-Marketer zugeschnitten ist. Solche Programme vereinfachen die Buchhaltung, ermöglichen automatische Erfassung von Einnahmen und Ausgaben und bieten Funktionen wie Kategorisierung, Berichterstellung und Umsatzsteuervoranmeldung.
Bewahre alle Belege und Rechnungen ordnungsgemäß auf und archiviere sie sicher. Organisiere deine Belege nach Datum, Art der Ausgabe oder Einnahme und halte sie in digitaler oder physischer Form bereit. Dies ist wichtig, um im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt alle erforderlichen Unterlagen vorlegen zu können.
Heute im Zeitalter der Digitalisierung müssen die Belege nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden, sondern können digital archiviert werden. Der § 147 AO regelt genau das. Im § 147 Abs. 5 AO sind die Voraussetzungen für eine digitale Archivierung aufgeführt, nämlich diese:
„Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.“
Siehe dazu mein Blogartikel “Digitale Betriebsprüfung”!
Halte deine Buchhaltung regelmäßig und aktuell. Vermeide es, alle Buchführungsaufgaben auf den letzten Moment zu verschieben, da dies zu Unordnung und Fehlern führen kann. Nimm dir regelmäßig Zeit, um deine Einnahmen und Ausgaben zu erfassen, Zahlungen zu überprüfen und deine finanzielle Situation zu überblicken.
Achte auf die Sicherheit deiner Buchführungsdaten und setze angemessene Datenschutzmaßnahmen um. Verwende sichere Passwörter für deine Buchführungssoftware und schütze sensible Daten vor unbefugtem Zugriff. Informiere dich über die geltenden Datenschutzbestimmungen und halte diese ein.
Wenn du unsicher bist oder komplexe Buchführungsfragen hast, ziehe die Unterstützung eines Buchhalters oder Steuerberaters in Betracht. Diese Experten können dir bei der Einhaltung deiner Buchführungspflichten helfen, steuerliche Optimierungspotenziale aufzeigen und sicherstellen, dass deine Buchhaltung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Wenn du vor Ort keinen Buchhalter oder Steuerberater hast, dann melde ich dich hier: Linnemann UG (haftungsbeschränkt) Unternehmensberatung und Buchführungsbüro.
Deine Buchführungspflichten als Freiberufler, Kleinunternehmer oder Online-Marketer sind ein wichtiger Teil deiner Geschäftstätigkeit. Eine ordnungsgemäße Buchführung ermöglicht es dir, deine Finanzen zu überwachen, Steuern korrekt abzurechnen und einen klaren Überblick über deinen Gewinn zu behalten. Indem du die genannten Tipps befolgst und dich an die geltenden Richtlinien hältst, kannst du deine Buchführungspflichten effektiv erfüllen und dein Geschäft erfolgreich führen.
Bitte beachte, dass dieser Artikel allgemeine Informationen bietet und keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung darstellt. Im Zweifelsfall solltest du immer einen professionellen Steuerberater oder Rechtsbeistand konsultieren, um deine spezifische Situation zu bewerten.
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